En arbetstimme kan göra en lång resa genom ett företag. Först registreras den av personen som har utfört arbetet. Sedan kontrolleras den kanske av en projektledare, används som underlag för fakturering, förs vidare till bokföringen och dyker så småningom upp igen när projektets lönsamhet ska följas upp eller månadens resultat sammanställas.
Själva informationen har knappast förändrats på vägen. Det är fortfarande samma timme, samma projekt och samma kund. Ändå kan uppgiften behöva passera flera personer och system innan den har nått hela vägen. Just där finns en del av företagens administration som sällan syns särskilt tydligt. Det handlar inte om arbetet som skapar informationen, utan om arbetet som krävs för att flytta den vidare.
När människor blir länken mellan systemen
I ett mindre företag går sådana överlämningar ofta att leva med. Någon exporterar en fil, någon annan klistrar in siffrorna i ett kalkylblad och ekonomiavdelningen vet vilka uppgifter som ska hämtas varifrån. Rutinerna kan kännas enkla eftersom alla som är inblandade känner till dem.
När verksamheten växer förändras förutsättningarna. Fler projekt innebär fler tidrapporter och fakturaunderlag. Fler medarbetare innebär fler utlägg, lönehändelser och attesteringar. En organisation som tidigare kunde lösa ett glapp mellan två system med ett mejl får snart hundratals små överlämningar varje månad.
Det är också då det blir tydligt hur mycket av företagets administrativa arbete som egentligen består av översättning. En uppgift finns redan digitalt men behöver skrivas in på nytt i ett annat format. En rapport exporteras för att kunna bearbetas någon annanstans. Ett fakturaunderlag skapas utifrån information som redan har rapporterats i ett projektsystem. Varje enskild förflyttning kan ta några minuter. Problemet ligger i mängden och i att varje överlämning skapar ytterligare en punkt där något kan bli försenat, hamna fel eller behöva kontrolleras en gång till.
Det kan dessutom skapa ett ganska sårbart beroende av människor som känner till vägen mellan systemen. Den som vet vilket kalkylblad som ska uppdateras före faktureringen eller vilken export som behövs inför månadsrapporten får i praktiken en funktion som knappast står i arbetsbeskrivningen. Personen har blivit företagets manuella integration.
Information borde bara behöva uppstå en gång
Ett sätt att se på modern ekonomiadministration är därför att fråga mindre om hur snabbt varje enskild uppgift kan utföras och mer om hur många gånger den behöver utföras över huvud taget.
Om en konsult redan har rapporterat sin tid borde samma uppgift exempelvis kunna ligga till grund för projektekonomi och fakturering utan att någon behöver skapa ett nytt underlag. När ett utlägg har registrerats borde informationen inte behöva börja om sin resa hos nästa person. Och när en ekonomisk händelse väl finns i systemet borde rapporteringen kunna bygga vidare på den istället för att samla ihop samma siffror ännu en gång.
Det är också en av principerna bakom ekonomisystem som Kleer, där bland annat tidrapportering, fakturering, bokföring och rapportering kan ingå i samma ekonomiska flöde. Poängen med en sådan struktur är inte enbart att kapa några minuter från en administrativ uppgift. Det handlar om att minska själva antalet överlämningar som kräver mänsklig handpåläggning.
Det får större betydelse ju fler delar ett företag består av. Projektledaren behöver kanske veta hur ett uppdrag utvecklas, ledningen vill följa resultatet och ekonomiavdelningen behöver korrekta underlag. Om alla dessa behov kräver separata sammanställningar skapas arbete varje gång någon vill använda informationen på ett nytt sätt.
När informationen istället kan följa med genom processen blir det möjligt att använda samma grunddata för flera ändamål. Då behöver medarbetaren framför allt skapa eller kontrollera information där den faktiskt uppstår, snarare än att fortsätta transportera den genom organisationen.
Det betyder inte att alla överlämningar kan eller bör försvinna. Ett företag behöver fortfarande människor som gör bedömningar, attesterar kostnader och granskar sådant som avviker. Skillnaden ligger mellan en överlämning som kräver ett beslut och en som bara finns därför att två system inte talar med varandra.
Den senare typen är lätt att vänja sig vid. Exporten görs varje fredag eftersom den alltid har gjorts varje fredag. Siffrorna kopieras till rapporten eftersom det är så månadsrapporten byggs. Först när man följer informationens hela väg genom företaget blir det tydligt hur mycket arbete som sker efter att uppgiften egentligen redan är färdig. Kanske är följande fråga därför bättre än den om hur mycket tid företaget lägger på administration: Hur många gånger behöver samma information flyttas innan den får vara klar?
